Cum ar trebui cineva să fie pregătit pentru o întâlnire în care emoțiile vor fi puternice?
Personalități puternice, idei conflictuale și obligația de a controla evenimente încărcate emoțional către un rezultat pozitiv adesea găsesc liderii prinși în mijlocul unor puncte de vedere opuse.
Vedeți clientul meu aici. Jason, un profesionist în marketing, a contactat într-o criză. Doi lideri importanți din echipa sa aveau un conflict aprig care ajunsese la punctul în care nu se mai vorbeau unul cu celălalt. Echipele lor făcuseră același lucru, construind silozuri, ineficiență și conflict general. Deși nervos și nesigur cu privire la capacitatea sa de a controla punctele de vedere opuse puternice și la posibile erupții, Jason simțea că trebuie să acționeze.
Abordarea situațiilor dificile încărcate emoțional cere leadership. În afara problemelor personale, uneori trebuie să-i transmiteți membrilor inferiori ai echipei vești teribile, să gestionați iritarea clienților, să oferiți feed-back dificil de primit, să explicați o greșeală sau o întârziere cu impact asupra afacerii. Acestea sunt momente dificile, iar chiar și liderii cu experiență pot simți anxietate și incertitudine cu privire la escaladare sau consecințe neașteptate.
Când sunt confruntate cu o situație emoțională solicitantă, oamenii recurg în general la una dintre cele două reacții ineficiente. Mulți aleg să ignore complet situația și să se ocupe cu sarcini de redusă prioritate precum e-mailuri. Alții fac inversul – ruminând și îngrijorându-se fără a acționa pentru a-și controla anxietatea sau a se pregăti. Ambele strategii de obicei dau greș; ne fac să ne simțim mai rău și ne pregătesc mai puțin emoțional atunci când vine momentul.
În fericire, există strategii testate pentru a vă pregăti pentru întâlniri în care emoțiile vor fi puternice. Așa cum spun sportivii, o bună apărare este cea mai bună ofensivă. Iată câteva tehnici susținute științific pentru a vă ajuta să negociați aceste evenimente mai curajos și mai eficient.
Pregătiți un plan mental.
Adesea folosit în sporturi, dar și destul de eficient la locul de muncă, vizualizarea este o tehnică de îmbunătățire a performanței. Este o practică mentală a unui eveniment menit să crească performanța și încrederea.
În primul rând, luați în considerare finalul: Pentru situația dumneavoastră, cum arată succesul? Cum v-ați dori să vă simțiți atunci când ieșiți din cameră? Și cum ar trebui să se simtă ceilalți? Așa cum s-a întâmplat cu Jason, succesul nu ar putea implica o soluție rapidă, ci mai degrabă un dialog semnificativ în care persoanele se simt ascultate și există un drum clar înainte.
Transformați viitoarea întâlnire sau contact într-un film mental chiar acum. Vedeți detaliile – întregul decor, scaunele, limbajul nonverbal – și parcurgeți scenele moment cu moment. Prcticați evenimentele importante, inclusiv cum veți începe discuția, cum veți negocia situațiile tensionate și cum veți închide întâlnirea.
Identificați dificultățile așteptate și posibilele declanșatoare, precum și reacția dvs. La ce s-ar putea întâmpla rău la această întâlnire, vă întrebați? De exemplu, Jason s-a imaginat spunând calm: „Să facem o pauză”, cel mai îngrijorat de faptul că emoțiile ar putea ieși din control. Dacă stările de spirit începeau să se aprindă, el era pregătit să spună: „Dacă nu suntem încă aliniați, să ne concentrăm pe punctele în care suntem de acord și să construim de acolo.” Gândiți-vă și la ceea ce ar putea spune sau face ei care v-ar putea declanșa și cum veți rămâne calm. Imaginați-vă, de exemplu, numărând până la zece sau inspirând de trei ori înainte de a răspunde.
Nu numai vizualizați succesul – simțiți-l. Încercați, de exemplu, să simțiți în corp încrederea, eleganța și controlul pe care doriți să le aveți. După ce ați practicat mental, notați punctele de vedere și concluziile importante. Vizualizarea succesului înainte de timp vă ajută să vă schimbați perspectiva și să vă creșteți capacitatea de a direcționa discuția către un rezultat pozitiv.
Concentrați-vă asupra aspectelor bune.
Petreceți timp gândindu-vă la lucrurile bune înainte de a intra într-o confruntare dificilă. Deși ar putea părea paradoxal, acest lucru va crește sentimentul de conexiune cu oamenii și vă va ajuta să dezvoltați o reziliență emoțională.
Dacă trebuie să le oferiți unui membru al echipei feedback dificil, de exemplu, gândiți-vă la ce valorați cu adevărat la acea persoană. Unul dintre clienții mei, Jane, ura o întâlnire viitoare cu un subaltern al cărui performanță scăzuse. Încercările ei anterioare de feedback constructiv fuseseră întâmpinate cu defensivitate, iar ea se îngrijora atât de reacția sa de data aceasta, cât și de faptul că va putea să-și păstreze sub control discuția. Jane și-a reamintit în mod intenționat înainte de conferință creativitatea lui Sorab, punctul său de vedere proaspăt și energia minunată pe care o aducea în ședințele de lucru. Această schimbare de perspectivă i-a permis să vorbească într-un mod mai încurajator și a produs un dialog mai eficient.
Reformularea pozitivă a problemelor ajută și la reducerea stresului și extenuării, îmbunătățind astfel claritatea mentală. Gândiți-vă la ce rezultate bune ar putea produce conferința – poate veți putea încuraja dezvoltarea, îmbunătăți relațiile sau oferi claritate pentru viitor. Dacă vă surprindeți pe sine dorind să evitați sau să vă distanțați de întâlnire, concentrați-vă pe ceea ce vă definește ca un lider grozav. Cercetările arată că acest tip de “reflecție pozitivă de sine a liderului” crește energia și implicarea, astfel îmbunătățind modul în care oamenii vă văd conducerea și, implicit, impactul dvs.
Schimbați lucrurile în context.
Deși gestionarea evenimentelor încărcate emoțional este inevitabilă în leadership, aveți mai mult control asupra influenței lor decât vă puteți imagina. Modificarea situației – o tehnică proactivă de reglare emoțională – este una dintre opțiunile eficiente pentru a vă ajuta să reduceți intensitatea emoțională a unui eveniment viitor. Puteți să vă relaxați și să pregătiți terenul pentru o discuție mai constructivă schimbând deliberat circumstanțele sau strategia.
Examinarea „Cinci W-urile situației” – cine, ce, unde, când și de ce – vă ajută să abordați aceasta. De exemplu, Jack, clientul meu, a trebuit să-și informeze echipa de conducere obosită despre încă un val de concedieri. Jack simțea de la sine o mare greutate în comunicarea acestui mesaj, așa că am lucrat împreună la Cinci W-uri. Jack a invitat partenerul său de afaceri din resurse umane la întâlnire ca urmare a acestei activități pentru a oferi ajutor suplimentar și pentru a aborda problemele. De asemenea, și-a revizuit mesajul, tăind unele detalii și notând mai general îngrijorările așteptate ale echipei sale. În cele din urmă, a rezervat o sală de întâlniri mai liniștită, într-un loc întins și a programat întâlnirea pentru vineri la prânz pentru a oferi timp echipei sale pentru vizite suplimentare sau plecare devreme. Aceste schimbări intenționate l-au ajutat să se destindă și au creat o atmosferă mai încurajatoare pentru comunicarea veștilor dificile echipei sale.
Dezvoltați spații tampon.
Chiar dacă întâlnirile consecutive sunt frecvente în calendarul liderilor, este crucial să găsiți spațiul mental corect înainte de o conversație dificilă. Petreceți zece minute pregătindu-vă mental pentru a putea părea calm și colectat la întâlnirea dvs. Poate că vă puteți centra, să revisitați subiectele importante, să vă reamintiți cum doriți să apăreți. Planificați procesarea și resetarea pentru alte zece minute mai târziu. Pentru a evita aducerea unei tensiuni acumulate în următorul contact, de exemplu, puteți merge la o plimbare scurtă pentru a vă relaxa și a elibera acea tensiune. Merită efortul dacă acest lucru necesită schimbarea programului de sosire sau plecare sau amânarea unei întâlniri.
Deși necesită pregătire în avans, aceste zone tampon vă permit să rămâneți prezenți și calmi pe tot parcursul zilei. Pentru a vă ajuta să vă organizați timpul pentru a vă pregăti și a regândi, dezvoltați obiceiul de a arunca o privire asupra calendarului pentru a identifica evenimente semnificative, întâlniri dificile și poate schimburi divizive.
