Organizarea te ajută să lucrezi mai repede, să gestionăm problemele mai bine și să rămâi motivat. Iată 15 sfaturi de organizare pentru zilele lucrătoare:
1. Listă de lucruri de făcut
Redactarea unei liste de lucruri de făcut, pe hârtie sau digital, timp de cinci până la zece minute în fiecare dimineață poate ajuta la concentrare și la sporirea productivității. Adăugările zilnice la lista inițială de lucruri de făcut ar putea să te ajute să rămâi concentrat. Unii oameni găsesc o listă scurtă de lucruri mai mari intimidantă, așa că împărțirea lor în părți mai mici ar putea să îi ajute să evite amânarea.
2. Menține-ți postul de lucru curat.
Petrece câteva minute în fiecare seară curățând biroul și eliminând lucrurile inutile. Sortează gunoiul, pune pixurile într-o sertar sau într-un organizator și așează hârtiile în mod ordonat. Poți chiar să îți umpli sticla de apă pentru a evita problemele dimineții. Acest lucru include și dezordinea digitală. Atunci când există multe fișiere și aplicații pe desktop, computerele pornesc încet, așa că eliminarea lor săptămânal și descărcarea de actualizări ar putea previni blocările și încetinirile. Acest lucru te-ar putea ajuta, de asemenea, să găsești aplicațiile și fișierele mai rapid. Poți începe să lucrezi imediat în ziua următoare în loc să faci curat.
3. Respectă un program.
Unii oameni lucrează cel mai bine dimineața, alții seara. Află când ești cel mai productiv și lucrează în acel moment. Alegerea unui program este crucială, dar la fel de important este și respectarea lui. Crearea de obiceiuri durabile necesită consistență. Fiind consecvent cu rutina ta ar putea crește productivitatea. Cunoașterea orelor tale de muncă îți ajută creierul să fie activ.
4. Pauze
Ia 10-15 minute la fiecare două ore pentru a te întinde și a te concentra asupra altceva pentru a rămâne energizat și pasionat de muncă. Dacă este posibil, mănâncă departe de biroul tău pentru a lua o pauză de la muncă. Datoriile neașteptate la locul de muncă sunt un alt motiv pentru a lua pauze frecvente. Mici pauze planificate pe parcursul zilei te pot ajuta să depășești aceste probleme fără a te simți copleșit.
5. Mai puțin multitasking
Multitasking-ul pare a fi cel mai bun mod de a rezolva lucrurile, dar nu întotdeauna este adevărat. Multitasking-ul ar putea chiar să dureze mai mult decât munca solo. Munca necesită puțin multitasking, dar organizarea te va ajuta să eviți multitasking-ul excesiv.
6. Găsește distragerile
Gestionarea distragerilor este un alt mod de a-ți organiza ziua de muncă. Distragerile comune includ e-mailuri, mesaje text și apeluri. Din fericire, aceste distrageri pot fi abordate. Pentru a rămâne concentrat și a evita să fii deviat de noile e-mailuri, planifică anumite momente pentru a le verifica. Poți pune un telefon care te distruge în modul avion sau într-un sertar pentru a evita să fii distras de mesajele personale. Chiar dacă nu poți aranja apelurile primite pentru muncă, poți avea succes organizând apelurile efectuate. Aceste metode te pot ajuta să eviți distragerile și efectele lor consumatoare de timp.
7. Automatizează task-urile pe care poți.
Ai putea trimite multe e-mailuri sau să fii distras de cineva care are nevoie de semnătura ta. Pentru a economisi timp și a reduce distragerea, automatizează aceste task-uri cu tehnologie. Menține șabloane pentru e-mailurile trimise frecvent pentru a le putea personaliza și trimite. Software-ul de semnătură digitală îți permite să semnezi documentele cu un clic. Automatizarea task-urilor te ajută să te foci și să te organizezi.
8. Ordonează task-urile după importanță.
Începe-ți ziua cu cea mai mare și mai stresantă sarcină în loc să răspunzi la e-mailuri. Acest lucru ar putea să îți consume cea mai multă vreme în ziua ta, dar îți va accelera procesele. Începerea cu cele mai mari sarcini ar putea să te determine să faci și pe cele mai mici cu rapiditate fără a-ți epuiza toată energia.
9. Planifică-ți ziua după interval.
Acest lucru este deosebit de util dacă ai multe întâlniri pe parcursul zilei. Programarea lucrurilor în fiecare oră ar putea face ziua ta mai previzibilă. De asemenea, poate crește productivitatea reamintindu-ți de munca ta atunci când ești deviat de la ea.
10. Stabilește-ți obiective și răsplătește-te
Stabilirea unor obiective ar putea să te motiveze să lucrezi mai bine. Provocă-te să-ți faci zilnic o listă de lucruri de făcut pentru a rămâne organizat. Stabilirea obiectivelor profesionale ar putea să te ajute să rămâi interesat de muncă. Stabilește-ți obiective pentru a te răsplăti atunci când le atingi. Răsplățile nu trebuie să fie extravagante. Acestea ar putea fi la fel de simple precum să mănânci un snack după un efort mare. Stabilind și recunoscând obiectivele te poate ajuta să rămâi concentrat și implicat în munca ta, deci orice recompensă care te stimulează este benefică.
11. Planifică zilele în “loturi” de muncă.
Unii oameni reușesc prin organizarea săptămânii lor de lucru. Dacă activitatea ta implică apeluri telefonice și muncă administrativă, ai putea să răspunzi la apeluri lunea, miercurea și vineri și să lucrezi marți și joi. Acest lucru te poate ajuta să te concentrezi și să îți maximizezi productivitatea fără a simți nevoia să schimbi task-urile în orice moment. Această metodă funcționează bine pentru persoanele orientate spre detalii care nu se supără să facă același lucru pentru ore întregi.
12. Găsește factorii de stres
Mulți amână din cauza stresului precum îndoieli despre sine, perfecționismul sau criticile. Poate că ești anxios în legătură cu comentariile negative despre acea sarcină repetitivă sau cu privire la termenul de livrare important ratat. Aflarea a ceea ce te stresează te-ar putea ajuta să o reduci și să facilitezi task-urile dificile. Vorbitul cu supervisorul sau cu echipa ta despre strategii pentru a îmbunătăți performanța și satisfacția la locul de muncă ar putea reducerea stresului la muncă. Identificarea stresorilor la locul de muncă te ajută să le înfrunți și să îți planifici ziua fără teamă sau amânare.
13. Planifică săptămânal/lunar.
O listă zilnică de lucruri de făcut te poate ajuta să îți faci activitățile zilnice, dar o listă mai largă la începutul fiecărei săptămâni sau lunii te poate ajuta să îți gestionezi timpul pentru a-ți atinge obiectivele. Pentru o sarcină cu termen la sfârșitul lunii, creează obiective săptămânale pentru a face totul la timp. Stabilește-ți obiective zilnice pentru a descompune și mai mult obiectivele. Această metodă descompune o sarcină mare în mai multe sarcini mai mici pentru a face obiectivele pe termen lung mai realizabile.
14. Promovează organizarea cu fluxurile de lucru existente
Locul tău de muncă poate include proceduri sau instrumente care să te ajute să te organizezi. Multe aplicații de e-mail oferă un calendar pentru programare. Unele aplicații de chat conțin notificări pentru a te menține pe drum. Întreabă colegii sau șefii cum își organizează munca și adoptă metodele lor.
15. Echilibrează-ți programul.
Echilibrul ajută la organizarea pe termen lung. Mulți indivizi care încearcă practicile de organizare la locul de muncă încep să se epuizeze când își schimbă echilibrul între muncă și viața personală pentru productivitatea pe termen scurt. Fără echilibru, ai putea să îți pierzi obiceiurile de organizare. Din fericire, oricare dintre aceste metode poate îmbunătăți organizarea la locul de muncă.
