Atunci când un plan de îmbunătățire a performanței ar beneficia un membru al echipei dvs
Un plan de îmbunătățire a performanței (PIP) este o metodă formală folosită pentru a aborda deficiențele de performanță ale angajaților, inclusiv cele legate de comportament sau de obiectivele de lucru care nu sunt atinse.
Unul dintre angajații dvs. a avut recent o performanță slabă care nu corespunde așteptărilor dvs.? Au rezultat într-o serie de eșecuri de performanță, inclusiv termene limită nerespectate, comentarii negative de la clienți sau schimbări în dinamica echipei? Dacă da, s-ar putea să vă gândiți să-i ajutați pe individ să atingă succesul printr-un Plan de Îmbunătățire a Performanței (PIP).
Descrieți un Plan de Îmbunătățire a Performanței (PIP).
Un PIP este o metodă formală folosită pentru a aborda lacunele de performanță, inclusiv cele legate de obiectivele de lucru sau de problemele legate de comportament. Strategia listează problemele actuale și specifică noile rezultate și acțiuni necesare până la un anumit termen. Dar având în vedere circumstanțele dvs., este un PIP cea mai bună opțiune? Va fi eficient? Este munca justificată? Aceste puncte vă ajută să decideți dacă un PIP este ruta corectă și, în caz afirmativ, cum să aplicați cel mai bine aceasta.
De ce ați dori un PIP?
Pare rezonabil să oferiți unui angajat care nu reușește oportunitatea să corecteze cursul în loc să-l pedepsiți sau să-l dați afară fără preaviz. Cu toate acestea, PIP-urile au o imagine proastă în rândul angajaților, dar și printre unii executivi și experți în resurse umane care le consideră ostile, punitive și dictatoriale. Mai mult, criticii PIP susțin că, deoarece nu aveți intenția de a vă schimba decizia, solicitarea unui angajat să treacă printr-un set exigent de criterii este nerezonabilă și că concedierea este finalul natural al procesului de îmbunătățire a performanței.
Metoda și momentul în care este folosit un plan de îmbunătățire a performanței vor determina dacă este un drum compasional, util înainte sau unul forțos, pedepsitor, lipsit de orice reîntoarcere.
Când ar trebui să aplicați PIP?
Gândiți-vă la următoarele condiții prealabile pentru ca un PIP să reușească:
– Să vedeți clar o cale către o performanță mai bună.
Deși poate părea absurd această claritate, un plan de îmbunătățire a performanței ar trebui aplicat doar atunci când aveți în minte un plan pentru a ajuta individul să performeze mai bine. Utilizarea unui PIP este crudă (ca să nu mai spunem o pierdere de timp și de muncă) dacă nu sunteți pregătit să acceptați schimbări sau să recunoașteți îmbunătățiri pe măsură ce apar. Ocolirea PIP-ului este mai ales crucială dacă angajatul a încălcat legi, principii sau reguli care ar face continuarea angajării nedorită pentru dumneavoastră.
– Ați gestionat deja în mod obișnuit performanța și ați stabilit întâlniri de verificare.
Asigurați-vă că ați angajat în mod obișnuit în managementul performanței zilnice, unde ați stabilit așteptări clare cu privire la obiectivele de performanță și țintele, ați oferit coaching pentru dezvoltarea abilităților, feedback constructiv și ați explorat consecințele nerealizării obiectivelor înainte de a recurge la un PIP. Începeți de aici dacă încă nu ați parcurs deja cel puțin câteva runde de management al performanței regulate bazat pe comunicare. Printr-un ajutor și o monitorizare regulată, membrul echipei dvs. ar putea avea încă mult loc pentru a crește fără a provoca aceleași emoții negative ca în cazul unui PIP formal.
– Ați oferit instrumentele și orientările corecte pentru succes.
Asigurați-vă că ați examinat elementele din afara controlului angajatului care ar fi putut cauza problemele de performanță. Au fost așteptări neclare, prea multă muncă, lacune în formare sau resurse insuficiente pentru ca individul să reușească? Dacă da, să aruncăm vina pe angajat nu este corect. Mai întâi, ocupați-vă de elementele de sprijin.
Ați acoperit deja orice condiții atenuante.
Ați luat în considerare problemele personale sau de sănătate? Când le-ați dat comentarii negative despre munca lor, au menționat evenimente extinse care ar putea să ajute la explicarea lipsei lor de performanță în mod corespunzător? Dacă da, în loc să începeți o procedură PIP, puteți alege să vă concentrați pe ce sprijin ar putea oferi echipa dvs., compania sau dumneavoastră pentru a ajuta angajatul. În cele din urmă, s-ar putea să decideți să urmați calea oficială în cazul în care persoana nu își îndeplinește sarcinile atribuite.
– Ați inclus și păreri externe.
Ceea ce pare a fi o problemă de performanță ar putea avea mai mult legătură cu conflictul dintre stilul dvs. și stilul angajatului dvs. decât cu o diferență reală de performanță. A se avea în vedere că aici performanța primează, nu personalitatea. Pentru a evalua frecvența problemei și a determina dacă problemele sunt potrivite pentru un PIP, asigurați-vă că consultați și alte persoane, inclusiv resursele umane.
Iată câteva metode de creștere a șanselor ca procesul să fie un succes, dacă, după ce ați acordat aceste întrebări o considerare serioasă, credeți că lacunele de performanță sunt rezultatul unor elemente sub controlul angajatului și că un proces formal de îmbunătățire este cel mai bun mod de ajutor.
Cum poate fi făcut un PIP mai de succes?
Un PIP ar trebui să fie un efort de echipă pentru a permite succesul dvs. împreună, nu doar un plan.
1. Rezolvați cauzele fundamentale.
Un PIP ar trebui să fie specific persoanei și cauzelor performanței sale slabe; nu ar trebui să fie general. O persoană cu talente puternice, dar cu o motivație scăzută, va necesita o strategie diferită decât una cu mai multă voință decât calificări.
2. Mențineți orientarea către viitor.
Evenimentele trecute cer un PIP; totuși, accentul șablonului PIP ar trebui să fie pe viitor pentru a dezvolta o strategie coerentă. Dacă încărcați PIP-ul cu erori anterioare, va părea pedepsitor, ca și cum ați prefera să vă concentrați pe ceea ce a mers greșit în loc să vă concentrați pe ceea ce vine în viitor.
3. Stabiliți clar așteptările.
Definiți obiectivele de performanță folosind măsurători convenite și obiective cuantificabile. În cazul în care așteptările dvs. sunt mai calitative, fiți clari și precisați cu privire la calitatea muncii acceptabile și evitați limbajul ambiguu și subiectiv, care va adăuga doar confuzie suplimentară. Înlocuiți adjectivele precum “precis” cu substantive și verbe țintite către anumite activități, cum ar fi “editat pentru a elimina erorile de ortografie și gramatică și pentru a traduce jargonul tehnic în limbajul pe care clienții noștri îl pot înțelege cu ușurință”.
4. Oferiți feedback continuu.
Odată ce strategia este stabilită, urmăriți în mod frecvent pentru a vă asigura că membrul echipei merge în direcția corectă. Sărbătoriți realizările și oferiți feedback continuu, instruire continuă și modificări de curs. Ignorarea acestuia va contribui doar la susținerea ideii că PIP-urile sunt un bilet într-o singură direcție către ușă.
5. Respectați o lungime stabilită.
Un PIP ar trebui să pună membrul echipei în poziția de a face progrese reale într-un timp scurt. Având în vedere gradul și complexitatea schimbării dorite, stabiliți un termen de unu până la trei luni pentru un PIP. Dacă găsiți îmbunătățiri evidente în acea perioadă, puteți să recunoașteți oficial performanța lor și să reveniți la managementul regulat al performanței, astfel încheind PIP-ul. Un interval de urmărire de șase sau doisprezece luni face parte din mai multe proceduri de PIP pentru a garanta dezvoltarea continuă.
6. Decideți unde să lucrați.
Dacă nu aveți suficiente îmbunătățiri în conformitate cu angajamentele planului, va trebui să decideți dacă să mutați individul într-o altă poziție unde este calificat pentru succes sau să continuați cu concedierea din postul său de lucru.
O ultimă recomandare este să interacționați cu resursele umane pe tot parcursul acestor șase etape. Aceștia vă pot oferi detalii despre politica corporativă, pot oferi studii de caz despre strategiile de succes, vă pot ajuta să obțineți formare tehnică corespunzătoare sau asistență și vă pot oferi o evaluare neutră din partea unor terți despre cum ați putea ajuta mai bine angajatul. Din perspectiva angajatului, ar fi util să aveți o altă persoană cu care să discutați problema care este familiarizată cu aceasta, dar nu implicată la fel de mult ca managerul dvs.
Cum arată mai exact un plan de îmbunătățire a performanței de succes?
Presupunând că la sfârșitul termenului PIP comportamentul sau calitatea muncii angajatului nu s-au schimbat suficient pentru a-i susține menținerea în echipă, asta înseamnă că procedura PIP a eșuat?
Nu sunt atât de sigur.
Oricât de mult să se abordeze necazurile de performanță ale angajatului, încheierea unui proces PIP are multe beneficii, dacă doriți cu adevărat să-l vedeți reușind. În primul rând, subliniați nevoia de dreptate și angajamentul dvs. în proceduri corecte. În al doilea rând, demonstrați că acordați o atenție atentă atât acțiunilor, cât și rezultatelor. În al treilea rând, chiar dacă procesul PIP ar trebui să fie confidențial, observarea unor rezultate foarte rapide, fie ele îmbunătățiri sau eliminarea din rol, va consola colegii dvs. de echipă, care probabil au plătit prețul pentru subperformanța colegilor lor. În al patrulea rând, puteți folosi momentul următor pentru a obține înțelegere asupra standardelor de performanță neclare, a resurselor insuficiente sau a practicilor proaste de recrutare.
Aplicată cu grijă și înțelepciune, metoda PIP poate îmbunătăți performanța, cultura, motivația și relațiile în echipă.
